Трудовая книжка – обязательный документ для каждого работника. В ней отображаются все сведения, касающиеся его трудовой деятельности. Она хранится у работодателя и выдается на руки в последний рабочий день. Запись в трудовой книжке об увольнении должна соответствовать формулировкам Трудового кодекса и приказу о расторжении трудового договора. Основные правила ее заполнения прописаны в Трудовом кодексе и Постановлении Минтруда №69.
Общие положения
Заполняет трудовую книжку сотрудник кадровой службы либо человек, ведущий кадровое делопроизводство (секретарь, главный бухгалтер и др.). Также это может делать руководитель организации лично. Записи вносят разборчивым почерком светостойкими чернилами черного, фиолетового или синего цвета.
ЮристЗадать вопрос экспертуНе допускается использовать сокращения («пр.» вместо «приказ», «согл.» вместо «соглашение» и т.п.). Даты записываются арабскими цифрами: год и месяц двузначными, год – четырехзначным. Нельзя записать 1.2.13 или 01 февраля 2013, правильное написание даты – 01.02.2013. Точно так же нельзя сокращать слова «пункт» и «статья» их тоже прописывают полностью.
Для каждой записи в Трудовой книжке предусмотрено несколько колонок, которые заполняются последовательно:
- порядковый номер записи. Нумерация сквозная и непрерывная, вне зависимости от того, сколько мест работы поменял человек и сколько записей было на каждом из них;
- дата внесения записи. При увольнении этой датой считается последний рабочий день в соответствии с приказом о прекращении трудового договора. Однако возможны исключения. Например, если человек увольняется сразу после отпуска, то днем увольнения становится последний день отпуска;
- причина, по которой работник рассчитывается. Формулировка должна соответствовать Трудовому кодексу и приказу об увольнении и содержать ссылки на статьи законодательства;
- реквизиты документа о расторжении договора (название, дата, порядковый номер).
При оформлении недопустимы неточности и исправления. Если запись была сделана неправильно (допущены орфографические или фактические ошибки), верные сведения заполняются отдельной строкой под следующим порядковым номером. Указывается, что предыдущая запись недействительна и вносится верная информация. Это можно сделать как одной записью, так и двумя разными – оба способа допустимы.
После записи об увольнении должна стоять подпись должностного лица, а также работника. Последнее свидетельствует о том, что он ознакомлен с информацией об увольнении и согласен с ней. Также ставится печать организации (если она есть).
Если человек по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку лично, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться за документом. Также допускается отправить книжку по почте или передать доверенному лицу (коллеге или родственнику). В этом случае запись об увольнении удостоверяется только печатью и подписью должностного лица.
Формулировка записи об увольнении
Главный вопрос, который возникает у сотрудников кадровой службы при внесении сведений об увольнении: как грамотно сформулировать запись.
В Постановлении Госкомстата, на который рекомендуется опираться при составлении нормативных актов, указываются следующие равнозначные формулировки локального акта организации об увольнении работника: «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Поэтому с точки зрения законодательства любая из этих формулировок будет верной, и кадровик может написать:
- уволен(а);
- трудовой договор расторгнут;
- трудовой договор прекращен.
ЮристЗадать вопрос экспертуБывают и небольшие логические нюансы. Например, если сотрудник скончался, формулировка «уволен» выглядит не совсем корректно, более уместно будет написать «трудовой договор прекращен». Аналогичная ситуация возникает если работник перевелся на другую работу (п.5 ст. 77 ТК РФ). В этом случае также рекомендуется использовать фразу «трудовой договор прекращен».
Четких правил, какую именно формулировку использовать, нет. Однако многие специалисты рекомендуют придерживаться приказа, на основании которого вносится запись.
Причины увольнения
Основания для увольнения перечислены в Трудовом кодексе. Их много, но условно их можно разделить на три категории:
- по инициативе работника;
- по инициативе работодателя;
- по объективным обстоятельствам.
Причины перечислены в ст. 77 (общие основания), ст. 71, 81 (инициатива работодателя), ст. 83 (внешние обстоятельства, не зависящие от желания сторон), ст. 84 (прекращение договора из-за допущенных при его заключении нарушений).
Увольнение по инициативе работника
Работник может в любой момент по собственной инициативе прервать действие трудового договора с работодателем. Однако при этом сотрудник обязан поставить руководство в известность о своих намерениях не менее, чем за две недели до даты предполагаемого ухода и проработать до окончания этого срока. Трудовой договор может быть расторгнут раньше, чем закончатся эти две недели, но это право работодателя, а не его обязанность. Также человек может передумать увольняться и продолжить работать дальше.
Если сотруднику был назначен испытательный срок, во время которого он понял, что работа его не устраивает, он может принять решение уволиться. При этом срок уведомления работодателя сокращается до 3 дней.
В некоторых случаях (например, выход на пенсию, поступление в образовательное учреждение, нарушение работодателем трудовых норм и пр.) работник может уволиться без отработки.
Есть два варианта записи об увольнении по инициативе работника в трудовой книжке:
- уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
- уволен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
ЮристЗадать вопрос экспертуОбе записи будут действительны. Первый вариант указан в «Инструкции по заполнению трудовых книжек». Второй соответствует формулировке п.3 ст. 77 ТК РФ. Но поскольку рекомендуется указывать причину увольнения в соответствии с законодательством, фразу «уволен по инициативе работника» применяют чаще.
В отличие от работодателя, сотруднику нет необходимости обосновывать свое желание расторгнуть трудовой договор. Однако в некоторых случаях увольнение по собственному желанию связано с причинами, дающими право на льготы и преимущества. Тогда их необходимо указать в заявлении, чтобы работодатель отразил их в приказе и трудовой книжке. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При этом работник должен предоставить документ, подтверждающий уважительные причины ухода (пенсионное удостоверение, справка из учебного заведения, приказ о трудоустройстве супруга в другом регионе и т.п.).
Скачать образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника по собственному желанию
Увольнение по инициативе работодателя
Трудовой кодекс дает возможность работодателю расстаться с сотрудником, который не устраивает его по своим профессиональным качествам либо в услугах которого больше нет необходимости. Основания для увольнения перечислены в ст. 81 ТК РФ. Среди них:
- ликвидация предприятия;
- сокращение штата;
- грубые нарушения работником трудовой дисциплины (прогулы, появления на рабочем месте в алкогольном или наркотическом состоянии, хищения);
- несоответствие занимаемой должности или утрата доверия и пр.
Еще одним основанием могут стать неудовлетворительные результаты испытательного срока (ст. 71 ТК РФ). Но сделать это нужно до окончания времени, отведенного на испытания. При этом работника необходимо предупредить об этом не позднее, чем за 3 дня.
Просто так уволить работника по своей инициативе работодатель не может. Этому должно предшествовать соблюдение предусмотренных законодательных процедур: уведомление о ликвидации предприятия (сокращении штата), составление актов о допущенных нарушениях трудовой дисциплины с обязательным ознакомлением с ними сотрудника и т.п.
В некоторых случаях (например, в случае сокращения штата) работодатель обязан предложить сотруднику другую должность (в том числе нижестоящую). Увольнение допускается только после отказа ее занять.
При внесении записи в трудовую книжку рекомендуется придерживаться тех формулировок, которые используются в законодательстве. Это важно еще и потому, что некорректная запись может послужить основанием для обращения в комиссию по трудовым спорам или в суд.
Увольнение по причинам, не зависящим от воли сторон
Также в ст.77 и 83 ТК предусмотрены основания расторжения договора между работником и работодателем по причинам, не зависящим от их желания. К ним относятся:
- существенные изменения обстоятельств и условий труда – смена руководителя, необходимость переезда в другой город, изменившиеся условия трудового договора (например, новый график предполагает ночные смены);
- призыв на военную службу;
- вступивший в силу приговор суда, не позволяющий работнику выполнять свои обязанности;
- медицинское заключение о том, что сотрудник не может продолжать работу по состоянию здоровья;
- восстановление судом или трудовой инспекцией в должности работника, ранее занимавшего эту ставку и др.
В этом случае запись вносится также с указанием соответствующего пункта ТК.
ЮристЗадать вопрос экспертуТакже п.13 ст. 83 ТК РФ дает возможность уволить сотрудника, если дальнейшее выполнение им своих обязанностей невозможно из-за ограничений, установленных федеральным законодательством. В этом случае нужно будет также указать соответствующий нормативный акт.
Увольнение по соглашению сторон
В некоторых случаях сотрудник кадровой службы пишет «По соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Формально в этом случае работник и работодатель расстаются по обоюдному согласию.
Процессуально увольнение по соглашению сторон отличается от расчета по собственному желанию. Работник и работодатель могут установить любую дату окончания трудового договора – хоть на следующий день, хоть через месяц. Но при этом сотрудник не может передумать и остаться в компании, если на это не согласится работодатель.
В некоторых случаях это оказывается компромиссным решением. Например, результаты труда перестали устраивать руководство, и от сотрудника хотят избавиться. Работодатель дает возможность уволиться по соглашению сторон и не портить репутацию неблагоприятной записью в трудовой книжке, но при этом ставит условие рассчитаться немедленно.
Формулировка «по соглашению сторон» выглядит достаточно нейтрально, поэтому при согласии работника кадровик может использовать ее вместо «Уволен по инициативе работника». Иногда это бывает связано с кадровой политикой предприятия.
