Что такое депонированная заработная плата и как ее правильно учитывать и выплачивать?

В настоящее время большая часть предприятий переводит зарплату своим сотрудникам на их дебетовые банковские карточки. Наличный расчет уходит в прошлое, а вместе с ним и термин депонированная заработная плата.

Несмотря на сокращение количества наличной оплаты труда, необходимо иметь четкое представление об этом понятии что это такое, когда применяется, как вести учет и выплату.

Депонированная заработная плата что это значит?

Для понимания термина депонированная заработная плата, следует разобраться, что такое зарплата и что такое депонирование.

Депонирование представляет собой хранение свободных денежных средств на банковском счету.

Зарплата — объем денежных средств, положенных к выплате работнику за его труд, в соответствии с трудовым договором.

Выплаты сотрудникам могут проводится двумя способами:

• зачислением на дебетовую карту банка;
• выдачей наличными.

В последнем случае в штате организации должен быть кассир, в обязанности которого входит проведение кассовых операций:

• получение денежных средств от продажи продукции;
• выдача и перевод денег поставщикам;
• оплата труда работников;
• выдача депонированных денег.

Все кассовые операции должны быть проведены в следующих документах:

• кассовой книге, куда заносятся данные по операциям с наличными деньгами;
• расчетно-платежной ведомости, где отмечается зарплата;
• приходно-кассовом ордере, отражающем размер денежных поступлений;
• расходно-кассовом ордере, показывающим размер денежных выплат.

Однако, в некоторых ситуациях, работники по разным причинам на могут прийти в кассу предприятия для получения заработной платы.

Депонированной зарплатой (ДПЗ) называется выплата, которую сотрудник не смог получить по тем или иным обстоятельствам.

Важно! Средства считаются депонированными только в случае не получения выплат по причинам, связанным с самим сотрудником:

• его больничным листом;
• отпуском;
• командировкой и так далее.

Если невыплата произошла по инициативе работодателя, то это является нарушением закона, ведущим к административной либо уголовной ответственности.

Депонированная заработная плата может образоваться лишь в случае выплат наличными. При использовании дебетовых карт, депонирования не бывает в принципе, поскольку деньги попадают на личный счет работника точно в срок.

Если работник, по какой-либо причине, не явился для получения своей заработной платы, делается специальная отметка напротив его ФИО — «депонировано» и вносит необходимые данные в рассчетно-кассовый ордер. Правильность заполнения документации контролируется главбухом.

Еще одним документом, в котором следует отметить появление депонированной зарплаты, является реестр депонентов. Для него не разработана стандартная форма, однако там должны быть отмечены следующие данные:

• наименование предприятия;
• дата реестра;
• дата появления депонированных денежных средств;
• № расчетной ведомости;
• ФИО, табельный номер труженика, не явившегося за заработной платой;
• размер депонированной зарплаты;
• общая невостребованная сумма по всему реестру;
• автограф кассира с расшифровкой.

Также в реестр вноситься прочая информация, которая может понадобиться руководству и бухгалтерии.

После того, как деньги из банка будут привезены в кассу, они не могут находится там более трех суток. В противном случае невыплаченные остатки должны быть депонированы и возвращены в банк.

Законодательство Федерации не указывает, каким должен быть срок давности, касательно депонированных денег. Но, в нем имеется понятие срока исковой давности по судебным искам, который составляет три года.

Если заработная плата так и не была получена по истечению срока исковой давности, равного трем годам, деньги будут признаны невостребованными и направлены в доход предприятия, отраженный в документации с определением «прибыль, не связанная с основной деятельностью».

Книга для учета депонированной заработной платы должна храниться на протяжении пяти лет, учет этого срока ведется не с даты депонирования, а с начала следующего года после возникновения такой задолженности.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете эти суммы отражаются следующими проводками:

По истечении трехлетнего срока, депонированные деньги признаются невостребованными и учитываются на счете 91 Прочие доходы и расходы, отражаясь проводкой Д76.4 К91.

В соответствующей учетной книге операции, связанные с оборотом депонированной заработной платы отмечаются следующим образом:

• начисление зарплаты (проводки — Дт 20 Кт 70);
• перечисление НДФЛ (Дт 70 Кт 68.3);
• перечисление НДФЛ (Дт 68.3 Кт 51);
• получение денег для выдачи заработной платы (Дт 50 Кт 51);
• выплаты зарплаты (Дт 70 Кт 50);
• депонированные средства (Дт 70 Кт 76.4);
• возврат депонированных денег в банковское учреждение (Дт 51 Кт 50);
• списание задолженности, которая не была востребована (Дт 76.4 Кт 91.1);
• перечисление банком депонированных средств по требованию организации (Дт 50 Кт 51);
• получение работником положенной суммы (Дт 76.4 Кт 50).

Книга храниться на предприятии в течение пятилетнего срока.

Выдача неполученной заработной платы проводится по письменному (заявление на имя руководителя) либо устному требованию работника. Если лимита хватает, то депонированные деньги хранятся в кассе, если нет, — их отвозят обратно в банк. Лимит устанавливается руководством организации, в соответствии с указаниями ЦБ Федерации.

Если средства находятся в кассе, их выдают сотруднику сразу же по его обращению. Когда лимит превышен, то зарплату ему отдадут совместно с первыми же запланированными выплатами. Если же работник не желает ждать и требует деньги незамедлительно, тогда предприятие обращается с запросом в банковское учреждение о переводе необходимых денежных средств.

После получения зарплаты работником, кассир выписывает рассчетно-кассовый ордер на его имя о выплате неполученной заработной платы. Бухгалтер отражает даты и номера ордеров в книге депонентов. На расходнике свои подписи ставят главный бухгалтер и начальник.

Депонированная зарплата выплачивается в полном объеме. Если это не так, то сотрудник может пожаловаться трудовой инспекции, в соответствии с Трудовым кодексом.

Если выплата не произойдет в течение трех месяцев, работник может обратится с соответствующим исковым заявлением в суд.

Рекомендуем прочитать: Куда обращаться, если работодатель не платит заработную плату?

Когда платить НДФЛ?

НДФЛ удерживается при непосредственно выплате денежных средств работникам, перечисляется в бюджет в этот же день или на следующий.

Что считать датой фактической выплате зарплаты, если за ней не явился работник в установленный срок, и она депонирована?

Один из простых и удобных вариантов это удержать НДФЛ со всей суммы заработной платы, которая предназначена для выдачи персоналу, и сразу перечислить в бюджет по одной платежке. В том числе включить и подоходный налог с депонированных сумм.

Такой способ позволит правильно заполнить отчетность (6-НДФЛ) и не вызовет лишних проблем для бухгалтерии предприятия.

Такой вариант возможен, если получится подтвердить, что доход признан выплаченным в момент депонирования. В этом есть смысл, ведь зарплата депонируется на непредвиденный срок, она может быть в любой момент выдана работнику, эти средства принадлежат уже работнику, просто они временно хранятся у работодателя до дня выдачи.

Минфин подтверждает, что такой выриант удержания НДФЛ в момент депонирования возможен, но официальных подтверждающих писем нет. Однако могут возникнуть проблемы с ФНС.

Другой, более проблемный, но и более правильный вариант удерживать подоходный налог при непосредственной выдачи депонированных средств на руки сотруднику. В этом случае датой фактической выплаты признаем непосредственный день получения работником денег на руки.

В этой ситуация НДФЛ нужно отнять в день выдачи денег и перечислить его в бюджет по отдельной платежке в этот же день или на следующий.

Удерживать налог при непосредственной выдаче депонированной заработной платы более правильно, ведь если зарплата депонирована, то деньги не выплачены, а, значит, и основания для удержания НДФЛ нет до того момента, пока человек не получит средства на руки. Тем более, что для налоговой деньги, поступившие раньше дня выплаты дохода физическому лицу, не считаются налогом.

Однозначного ответа в законодательстве нет, говорится лишь о том, что удержание налога прозводится в день фактической выплаты, не уточняя, какая дата признается таковой в случае депонирования.

Выводы

Большинство предприятий пользуются для выдачи заработной платы безналичным расчетом. А те, кто продолжает выдавать наличные деньги через кассу, могут столкнуться с возникновением депонированной зарплаты. И бухгалтеру нужно знать, как документально оформлять данную ситуацию.