Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работодателем своему работнику, выбравшему электронную трудовую книжку взамен бумажной. Документ предоставляется в ответ на письменный запрос сотрудника в течение трех рабочих дней, а также в день увольнения.
Для учета выдаваемых справок рекомендуется вести журнал регистрации выдачи, который при необходимости позволит подтвердить факт исполнения обязательств работодателем перед работниками.
Нужно ли вести журнал регистрации выдачи формы СТД-Р?
Выдавать справки СТД-Р работодатель обязан только тем сотрудникам, кто выбрал электронный способ учета трудовой деятельности и отказался от ведения бумажных книжек (было подано соответствующее заявление работодателю).
В законодательстве предусмотрено два случая обязательной выдачи формы СТД-Р:
- получение письменного запроса от работника срок предоставления не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления;
- увольнение сотрудника срок выдачи в день расторжения трудового договора.
Работодатель должен исполнять свои обязанности исправно, чтобы не нарушить трудового законодательства, в частности ст. 66.1 ТК РФ.
Ни в одном законодательном акте не говорится о том, что работодатель обязан также вести журнал для учета и регистрации выданных справок по форме СТД-Р, поэтому его оформление не является обязательным.
Однако данный журнал пригодится самому работодателю для систематизации информации о выданных документах сотрудникам, а также для подтверждения факта исполнения обязанности по выдаче СТД-Р в положенных случаях. Кроме того, Роструд также рекомендует организациям завести такой учетный документ, в котором работники смогут поставить свою подпись в подтверждение получения нужных сведений.
Журнал лучше вести в бумажном виде, чтобы он исполнял свою функцию по подтверждению исполнения обязательств по выдаче справкой СТД-Р. Только в бумажном варианте учетной книги работник сможет поставить свою подпись при получении формы.
При увольнении форма СТД-Р выдается тем сотрудникам, кто перешел на электронные трудовые книжки. Для тех, кто решил сохранить бумажные экземпляры книжек, выдача сведений о трудовой деятельности по указанной форме не является обязательным.
Учет выдаваемых при увольнении справок также рекомендуется вести в журнале регистрации, при этом по каждому факту выдачи нужно получать подпись работника. Такой учет позволит подтвердить исполнение обязательств работодателем и соблюдение норм трудового права в части предоставления персоналу информации о его трудовой деятельности.
Образец оформления СТД-Р при увольнении.
Лучше завести отдельный журнал, где будут отражаться сведения об оформляемых справках по форме СТД-Р для предоставления в ответ на заявление работника или при увольнении.
Оформить учетную книжку лучше в бумажном виде, пронумеровать ее страницы, прошить.
Как правило, журнал оформляется в табличном виде. Содержание граф зависит от потребностей организации, никаких строгих норм и правил на этот счет законодательством не установлено.
Рекомендуем включить в журнал регистрации следующие графы:
- порядковый номер строки;
- дата составления;
- сведения о работнике ФИО, должность, подразделение, табельный номер;
- способ предоставления формы в электронном виде, в бумажном на руки, в бумажном на почту;
- подпись работника при получении если СТД-Р выдается в электронном виде или отправляется почтой, то можно указать другие подтверждения факта выдачи адрес электронной почты, номер почтового уведомления о вручении;
- примечание последняя графа для проставления особых отметок при необходимости.
Ниже предлагаем скачать в формате excel примерную форму журнала, который можно использовать для регистрации факта выдачи справок.
Пример заполнения:
