При выплате заработной платы работодатель оформляет платежную ведомость в том случае, если расчет с персоналом производится в наличном виде. Для оформления можно использовать унифицированную форму Т-53, в котором фиксируются суммы зарплаты, подлежащие выдаче сотрудникам, а также проставляются подписи по факту получения денежных средств.
При оформлении ведомости Т-53 нужно придерживаться определенных правил. Скачать образец заполнения и актуальный бланк платежной формы можно в статье ниже.
Для каких целей служит платежная ведомость?
Назначение платежной ведомости это подтверждение факта выдачи денежных средств работникам. Получение зарплаты наличными деньгами сотрудники подтверждают постановкой своей подписи.
Ведомость имеет унифицированную форму Т-53 на двух листах на первом приводятся общие данные о работодателе и сумме к выплате, на второй пофамильный перечень всех сотрудников с указанием суммы заработной платы у каждого.
Если остаются не выплаченные суммы, они депонируются, о чем делается отметка на второй странице бланка Т-53.
Составленные ведомости подлежат регистрации в журнале учета форма Т-53а.
Заполнение платежной ведомости выполняется на основании расчета зарплаты, выполненного бухгалтером. Основанием может стать расчетная ведомость Т-51 или расчетно-платежная Т-49.
Первая страница бланка Т-53 включает:
- сведения о наименовании организации и ОКПО;
- название подразделения (если выплата заработной платы будет производиться в отношении конкретного отдела);
- корреспондирующий счет счет бухгалтерского учета, на который будут отнесены расходы на выдачу зарплаты (например, 44 для торговых организаций или 20 для производственных);
- в кассу для оплаты в срок период, на протяжении которого наличные деньги будут храниться в кассе для их выдачи сотрудникам в качестве заработной платы;
- сумма общая денежная сумма зарплаты, подлежащая выдаче на руки по данной платежной ведомости (в прописном и цифровом виде);
- подпись руководителя и главного бухгалтера;
- номер и дата документа (обычно ведется порядковая нумерация с начала года);
- расчетный период, за который производится выплата.
Второй лист бланка Т-53 содержит таблицу, состояющую из шести граф:
- 1 порядковый номер строки таблицы;
- 2 табельный номер сотрудника, которому нужно выплатить заработную плату;
- 3 фамилия и инициалы работника;
- 4 сумма зарплаты к выдаче;
- 5 подпись работника, проставляется в момент получения денег (если сумма депонируется, то в этой графе ставится отметка депонировано);
- 6 примечание (для необходимых пометок).
Заполняется столько листов с таблицей, сколько необходимо для отражения данных обо всех сотрудниках.
Прописью и цифрами пишется сумма, которая выдана персоналу и которая депонирована.
Ответственный работник, выдавший деньги (например, кассир), ставит свою подпись.
Бухгалтер, выдавший кассиру деньги для выплаты заработной платы, проверяет правильность заполнения платежной ведомости и указывает номер и дату расходного кассового ордера, по которому деньги переданы на выдачу зарплаты.
Сроки выдачи заработной платы через кассу
На первом листе бланка Т-53 имеется строка под названием в кассу для оплаты в срок. Здесь указываются крание сроки периода, в течение которого полученные наличные деньги должны быть переданы персоналу в качестве заработной платы.
Этот срок составляет 5 дней, включая день снятия наличных денег со счета.
Что такое депонированная сумма?
Денежные средства, не выданные отдельным сотрудникам в качестве зарплаты в отведенный срок, подлежат переводу в безналичный вид на расчетный счет. Эта заработная плата считается депонированной.
Напротив фамилий сотрудников, не получивших деньги, ставится отметка депонировано в графе 5.
Далее считается общая не выплаченная сумма, ее размер прописывается в соответствующей строке ниже.
Деньги передаются в банк. Как только работник сможет получить зарплату, деньги вновь снимаются со счета и выплачиваются на основании расходного кассового ордера или платежной ведомости.
Срок хранения
Хранить платежные ведомости нужно в течение 5 лет в том случае, если имеются в организации другие документы, подтверждающие размер выплаты.
Если иных документов нет, то срок хранения увеличивается до 75 лет.